Zum 31.12.2022 trat das „Onlinezugangsgesetz“ (OZG) bundesweit in Kraft. Dieses sieht vor, dass sämtliche Verwaltungsdienstleistungen für die Bürger mit diesem Datum digital angeboten werden. Leider ist die Umsetzung in Bund, Ländern und Kommunen nicht wie geplant erfolgt.
Neben zunehmenden Verwaltungsaufwand führt die Personalknappheit in der VG Rhein-Selz zu langen Wartezeiten und damit zu einer wahrnehmbaren Unzufriedenheit – sowohl bei den Bürgerinnen und Bürgern als auch bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung. In der aktuellen Situation ist eine rasche Aufstockung des Personals aufgrund der Lage am Arbeitsmarkt nicht umsetzbar. Die Lösung liegt in der gezielten Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, die sowohl Bürgerinnen und Bürger als auch Verwaltungsangestellte entlastet.
Erfolgreiche Beispiele aus anderen Kommunen belegen, dass digitale Lösungen auch mit begrenztem Budget erhebliche Verbesserungen erzielen können:
- In Böblingen beantwortet der Chatbot „Bobbi“ bereits 35% aller Standardanfragen automatisch. Die Implementierung kostete nur 18.000 € durch Nutzung einer vorkonfigurierten Lösung statt einer teuren Spezialentwicklung.
- Kleinere Kommunen im Projekt „Digitale Dörfer“ in Rheinland-Pfalz teilen sich die Kosten für digitale Anwendungen und zahlen durchschnittlich nur 8.000-12.000 € pro Kommune für Lösungen, die einzeln das Dreifache kosten würden.
Um die Situation für die Bürgerinnen und Bürger, wie auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbessern, möge der VG-Rat beschließen:
- Die Verwaltung wird beauftragt
a) den IST-Zustand der Digitalisierung der Verwaltung dem VG-Rat vorzustellen. Dabei sollte unterteilt werden in Bürgerdienstleistungen und interne Verwaltungsprozesse.
b) Die kosteneffizientesten Digitalisierungspotentiale in den folgenden Bereichen zu identifizieren und dem Rat vorzustellen:- Bürgerbüro
- Bereiche mit besonders hohem Papier- und Portoaufwand
- Verwaltungsprozesse mit hohem Arbeits- und/oder Personalaufwand
d) die Bürgerinnen und Bürger über die bestehenden digitalen Dienste informieren (Webseite, Presse, Amtsblatt Social Media) und aufklären (Erklärvideos).
e) einen mehrsprachigen digitalen Assistenten, Chatbots, auf der Webseite im Jahr 2025 kurzfristig einzuführen, der die Bürger zu den gewünschten Dienstleistungen und Informationen führt und einfache Fragen beantwortet.
f) in jeder Sitzung des VG-Rates zum Stand der Digitalisierung zu berichten: Umsetzung, Kosten, sowie Erfahrung und messbare Effekte der umgesetzten Maßnahmen auf die Verwaltung. - Auf der Basis der Präsentation des IST-Zustandes (a) sowie der regelmäßigen Berichte (f) sollen die Maßnahmen angepasst und die Angebote ausgeweitet werden. Diese orientieren sich an den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger, der Verwaltung sowie den fiskalischen Rahmenbedingungen der VG.
Die Bürgerinnen und Bürger sind auf eine leistungsfähige, moderne und möglichst tageszeitunabhängige erreichbare Verwaltung angewiesen, die ihre Probleme löst und die notwendigen Dienstleistungen einfach zugänglich bereitstellt. Die Verwaltung braucht effiziente Prozesse und eine Entlastung der Beschäftigten. Die Möglichkeiten der Digitalisierung müssen wir daher im Sinne der Bürger und der Verwaltungsmitarbeiter ausschöpfen.
